Dokumentasi & Standar Layanan Informasi Publik
Sistem tata kelola pencatatan, penyimpanan, dan pengarsipan informasi publik yang transparan, akuntabel, dan terintegrasi di lingkungan Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau.
Mekanisme Pengelolaan Dokumentasi
Tahapan pengelolaan dokumentasi layanan informasi publik.
Pencatatan (Register)
Perekaman otomatis dan manual permohonan ke dalam Buku Register Layanan beserta validasi identitas pemohon.
Penyimpanan Digital
Pengkategorian berkas digital ke server berdasarkan struktur Daftar Informasi Publik (DIP).
Pengarsipan Fisik
Penyimpanan berkas cetak pada ruang arsip PPID dengan label indeks klasifikasi kearsipan daerah.
Pengelolaan Retensi
Evaluasi berkala masa simpan dokumen sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA) Pemerintah Provinsi Kepulauan Riau.
Jadwal Retensi Arsip
Ketentuan masa simpan dan status akhir dokumen layanan informasi publik.
| Jenis Dokumen Publik | Aktif | Inaktif | Status Akhir |
|---|---|---|---|
| Buku Register Permohonan | 2 Tahun | 3 Tahun | Dimusnahkan |
| Berkas Tindak Lanjut Layanan | 2 Tahun | 3 Tahun | Dimusnahkan |
| Daftar Informasi Publik (DIP) | 1 Tahun | 5 Tahun | Permanen |
| Berkas Uji Konsekuensi | Sesuai Masa Pengecualian | Evaluasi Ulang | |
| Laporan Layanan PPID Tahunan | 2 Tahun | 5 Tahun | Permanen |
Format Baku Dokumentasi Layanan
Formulir yang digunakan dalam proses pelayanan informasi publik.
| Kode | Nama Formulir / Dokumen | Penggunaan |
|---|---|---|
| F-01 | Formulir Permohonan Informasi | Input permohonan resmi pemohon |
| F-02 | Tanda Terima / Bukti Registrasi | Bukti fisik/digital untuk pemohon |
| F-03 | Surat Pemberitahuan Tertulis | Jawaban estimasi biaya/waktu pengerjaan |
| F-04 | Formulir Keberatan Layanan | Pengajuan keberatan informasi publik |
Penanggung Jawab
Struktur pengelola dan pelaksana layanan informasi.